Te comparto una lista de verificación previa a una conferencia virtual, totalmente acorde con estos momentos donde el teletrabajo es clave y las conferencias virtuales son casi estrictamente necesarias.
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Seleccioná la herramienta que utilizarás para la conferencia virtual
Cuando establezcas una cita de trabajo, asegurate de hablar sobre qué software van a utilizar para realizar esa conferencia. Verificá que puedan usar el enlace que les envías con anticipación.
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Determiná si hablarás por teléfono o alguna otra señal de voz incorporada
Si las persona con la que pautarás la cita prefiere marcarte por teléfono, entonces configurá un número de línea para la conferencia y guardá el código de acceso para que puedan conectarse contigo de forma directa e inmediata. Podés usar: FreeConferenceCall.
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Conocé qué dispositivo utilizarán los invitados para unirse a la reunión
Si planean usar un teléfono inteligente o una tablet, recordales que descarguen la aplicación de conferencia virtual adecuada antes de la presentación.
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Configurá la invitación a la reunión
El proceso específico para configurar una reunión puede variar dependiendo de la herramienta de conferencia virtual que usés. Pero hay algunos puntos en común que debes tener en cuenta:
- Elegí la opción de reunión que permita que ambas partes hablen.
- Usá un título preciso para nombrar cada reunión. Incluye tu nombre y el propósito de la llamada.
- Ingresá la fecha y hora correctas. Tené en cuenta las zonas horarias de los participantes.
- Seleccioná la opción de audio correcta, la línea de conferencia y las capacidades del audio incorporadas.
- Configurá tu usuario como anfitrión. Esto te permitirá compartir tu pantalla y editar la información de la reunión, si es necesario.
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Envía la invitación a tus clientes por correo electrónico
Una vez que creás la reunión, el sistema mostrará el enlace del asistente, el código de la conferencia y la información de la llamada. Envía toda esta información a los participantes.
Si la herramienta no genera automáticamente instrucciones para unirse a la reunión, entonces escribí una o dos oraciones diciéndoles a los asistentes cómo encontrarse virtualmente contigo cuando llegue el momento.
Titulá el correo electrónico con el tema de la reunión, la fecha, la hora y tu nombre.
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Crea una invitación en el calendario
Además de enviar por correo electrónico los enlaces y códigos de la reunión virtual, también tenés que crear una invitación de calendario con la misma información. De esta manera, tus asistentes no tendrán que buscar en su bandeja de entrada para encontrar el enlace y estos aparecerán automáticamente en su sistema de recordatorio cuando sea el momento de unirse.
Algunas aplicaciones de conferencia virtual te permiten crear una invitación de calendario al mismo tiempo que realizas una reunión.
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Unite temprano a la reunión
Como organizador, debes llegar a la conferencia virtual a tiempo para asegurarte de que todo funcione correctamente. Las dificultades técnicas pueden molestar a los asistentes que se han tomado tiempo de su día para reunirse contigo.
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Prepará tu computadora para compartir pantalla
Si tenéss un video, una presentación de PowerPoint o algún otro apoyo visual que planeáss usar durante la presentación, entonces abrila, maximizala y centrala en tu pantalla.
Cerrá todas las demás pestañas o ventanas que puedan distraer a tu asistente.
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Da la bienvenida a los asistentes a través de la función del chat
Si tu plataforma de conferencia web tiene un chat y hay más de un asistente en la llamada, entonces escribí un breve mensaje de bienvenida en el cuadro de chat. Informá a los invitados que pueden escribir una pregunta si no se sienten cómodos interrumpiendo durante la presentación.
hola